ҚР Президенті Мұрағатының 2011 жылғы жұмысы туралы

Қазақстан Республикасы Президентінің Мұрағаты есепті мерзімде «Ұлттық мұрағат қоры және мұрағаттар туралы» Қазақстан Республикасының заңын, Қазақстан Республикасы Президенті Әкімшілігінің 2011–2015 жж. дамудың стратегиялық жоспарын басшылыққа ала отырып, мұрағат құжаттарын сақтау, қалыптастыру және азаматтардың, қоғамның және мемлекеттің өткенді шолатын ақпараттарға деген сұранысын қанағаттандыру үшін жан-жақты пайдалану саласындағы мемлекеттік саясатты жүзеге асыру бойынша шараларды жүргізді. Қазақстан Республикасының мемлекеттік Тәуелсіздігінің 20-жылдығына орай мұрағаттық құжаттар негізінде Қазақстанның жетістіктерін насихаттау бойынша ғылыми-тәжірибелік конференциялар, ғылыми, мәдени қауымдастықпен кездесулер, тарихи-құжаттық көрмелер, жарияланымдар, орта мектептердің оқушылары мен жоғары оқу орындарының студенттеріне арналған дәрістер мен ашық мектеп сабақтарының топтамасын жүргізудің арнаулы жоспарын орындау қамтамасыз етілді.

Өзекті мәселелерді алқалық талқылау және тиімді шаралар қабылдау үшін мұрағаттың кеңесші органдарының жұмысы ұйымдастырылды. Дирекция мәжілістерінде 20-дан астам күрделі мәселе қаралды. Оның ішінде 2009–2010 жж. дамудың стратегиялық жоспарын орындау қорытындылары, Мұрағаттың 2030 ж. дейінгі даму тұжырымдамасын жүзеге асыру барысы, ЭҚАБЖ тиімділігін арттыру, мемлекеттік тілде іс жүргізу аясын кеңейту. Құжаттандыруды ұйымдастыру мен ведомстволық сақтау бойынша бақылау қызметін орындау мақсатында «Астана» дипломатиялық корпусқа қызмет көрсету жөніндегі басқармасының, Мемлекеттік басқару академиясының, Телерадиокешеннің, ҚР Президенті Іс басқармасының, ҚР Тұңғыш Президентінің Музейінің есептері тыңдалды. ҚР Сыртқы істер министрлігіне дипломатиялық корпусқа қызмет көрсету жөніндегі басқармадағы сақтаудың қанағаттанғысыз жағдайы және жедел шаралар қолдану туралы хат жіберілді. ҚР СІМ мәселенің бақылауға қойылғаны және аталған мекеменің директорына жаңа ғимаратқа көшкен кезінде мұрағаттық қойма бөлу және жабдықтау тапсырылғанын хабарлады.

Сараптау-тексеру әдістемелік комиссиясының мәжілістерінде мекемелер ұсынған құжаттардың, істер тізімдемелерінің, номенклатуралардың, электрондық құжаттардың сақтау мерзімі көрсетілген құжаттар тізбесінің құндылығын сараптау нәтижелері бойынша 75 мәселе қаралды. Мұрағаттың ғылыми кеңесі «Депортация тарихынан: Қазақстан. 1930–1935 жж.» «Қазақстан ядролық қарусыз әлем үшін», «Кеңестік Қазақстанның номенклатуралық мамандары (1920–1936 жж.)» электрондық анықтамалығының 1-бөлігінің қолжазбаларын талқылады.

Қазақстанның жаңарған саяси тарихының күрделі мәселелерін зерттеу жөніндегі құжатты деректік негіздерді түрлі ғылыми форумдарда жариялауға мұрағатшылардың тұрақты қатысатындығын атап өту қажет. Қазақстан халқы Ассамблеясы мен ҚР Мәдениет министрлігінің «Болашақ үшін еске алу. АЛЖИР КарЛАГ» атты халықаралық жобасы аясында ҚР Президенті Н. Ә. Назарбаевтың тапсырмасы бойынша құрылған Қарағанды облысындағы Долинка кентінде Саяси қуғын сүргіндер құрбандарының музейінің ашылуына байланысты өткізілген конференцияда мұрағат қызметкерлері баяндама жасады. Саратов, Омбы, Киев қалаларында өткізілген халықаралық конференцияларға қатысу арқылы Мұрағаттың ғылыми ұйымдармен мұрағаттық зерттеулер жөніндегі іскерлік қарым-қатынас аясы ұлғайып келеді.

Мемлекеттік Тәуелсіздігіміздің 20-жылдығына арналған іс-шаралар жоспарына сәйкес мұрағат өкілдері Дүниежүзі қазақтарының 4 құрылтайының, «Тәуелсіз Қазақстанның халықаралық абыройының өсуі және жаһандану шарттары», «Түркі өркениеті және тәуелсіз Қазақстан», «Ұлттық идея — отандастардың тәуелсіз Қазақстанның игілігі жолында бірігу факторы» атты халықаралық ғылыми-тәжірибелік конференциялардың жұмыстарына қатысып, баяндамалар, хабарламалар жасалды. Мұрағат барлығы 14 ғылыми-тәжірибелік конференцияға 16 хабарламамен қатысып, олар жарияланды.

Қоғам мүшелерінің қатысуымен Қазақстанның мемлекет және қоғам қайраткері С. С. Жиенбаевтың 90-жылдығына, белгілі тарихшы ғалым М. Қ. Қозыбаевтың 80-жылдығына арналған дөңгелек үстелдер өткізді.

Шетелдік мұрағаттармен ынтымақтастықты кеңейту бойынша шаралар жасалды. Киевте Украинаның қоғамдық ұйымдарының Орталық мемлекеттік мұрағатымен келісімшарт жасалды және оны жүзеге асыру бойынша іс-шаралар жоспары қабылданды.

Одан әрі мақсатты бағыттағы жұмыстарға арналған Мұрағаттың стратегиялық жоспары мен 2011–2015 жж. аналған информатизациялаудың келешек жоспары бекітілді.

Мұрағаттың жұмысында мұрағаттық құжаттарды сақтауды қамтамасыз ету мен мемлекеттік есепке алуға ерекше көңіл бөлінді. Сақтық қорын құру мақсатында «Қазақстан Республикасының Президенті» 5-Н-қ. 2000–2001 жылдардағы, сонымен қатар «БК(б) П Қазақ өлкелік комитеті» 141-қ. 1 589 ісі сканерленіп, микрофишаланды (163 744 кадр). Кадрлар бойынша орындалған көлем 2010 ж. көрсеткіштен 4% көтеріңкі құжаттардың физикалық толықтығын ұстау бойынша жұмыстар кешені жүргізілді. 1 185 іс, 92 545 парақ қайта өңделді, құжаттардың әлсіз көрінетін мәтіндерінің 1 259 парағы компьтерлік теріммен қалпына келтірілді. 2010 ж. салыстырғанда істерді тігу 14 %-ға көбейді.

Жыл бойына мұрағат қорлары жаңа құжаттық кешенмен толықтырылды. Мемлекеттік сақтауға 4,8 мың іс қабылданды, оның ішінде: 3 967 басқарушылық құжаттама, 569 жеке тектік іс, 205 электронды құжат.

Автоматтандырылған мұрағаттық технологиялар одан әрі дамытылды. Электрондық мұрағатты құру үшін «Қазақстан Республикасының Президенті» 5-Н-қ. 1993 ж. 1240 сақтау бірлігі сканерленді, сонымен қатар «Қазақ КСР-і Президенті» 7-қ. 1991 ж. 236 сақтау бірлігіне тану, түзету, верификация және атрибуттандыру жұмыстары жүргізілді. Зерттеушілер мен қатар қызметкерлер де пайдаланатын қажетті ақпаратты жылдам іздеп табуды қамтамасыз ететін мұрағат құжаттары бойынша автоматтандырылған 10 деректер базасы жаңа мәліметтермен тұрақты түрде толықтырылып тұрды.

Мекемелердегі құжаттаманы басқару және толықтыруды ұйымдастыру бойынша шаралар жүргізілді. Толықтыру көздерінің тізіміне ҚР Президенті Әкімшілігінің келісімі бойынша «Нұр-Отан» ХДП Жоғары партия мектебі енгізілді. Сонымен қатар Алматы қ. өңірлік қаржы орталығының қызметін реттеу жөніндегі агенттіктің және оның Академиясының, Қаржы нарығы мен қаржы ұйымдарын реттеу мен қадағалау жөніндегі Агенттіктің таратылуына байланысты толықтыру көздерінің тізімі қысқарды. Қазіргі таңда 34 мекеме мен қоғамдық ұйымдар есепке алынған. Есепті мерзімде 2011 жылға арналған мекемелермен бірлескен әрекеттер жоспарының орындалу барысын бақылау және «Толықтыру көздері» автоматтандырылған деректер базасының күшімен ведомстволық сақтаудың мониторингі жүзеге асырылды.

Мемлекеттік сақтауға өткізуге дайындау үшін ҚР Президенті Әкімшілігінің 203, 2004 жж., ҚР Сыртқы істер министрлігінің 1999, 2001 жж., ҚР Президенті Іс басқармасының 2008 ж., «Нұр-Отан» ХДП 2007 ж. және тағы да 8 мекеменің басқару құжаттамасының тұрақты сақталатын 7,1 мың ісі құндылығы сарапталып, іріктелді.

Шетелдегі қазақ диаспорасының өкілдерімен байланыстар орнатылды. ҚР СІМ арқылы арқылы Түркияға белгілі қоғам қайраткері Хасен Оралтайдың құжаттарын қабылдап, алып келу үшін іссапар ұйымдастырылды.

ҚР Президенті Әкімшілігінің Баспасөз қызметі үшін фотоқұжаттарды сипаттауды жүргізу жөніндегі ұсынымдар мен тізімдеме үлгісі дайындалды, 2008–2010 жж. электрондық пішіндегі құжаттарды қабылдау мен орнында болуын тексеру бойынша ведомстволық мұрағатқа тәжірибелік көмек көрсетілді. ҚР Президенті Телерадиокешеніне 212 сақтау бірлігінен тұратын бейне құжаттың құндылығын сараптауды жүргізу, 1996–1997 жж. монтаж парақтарын құрастыру бойынша әдістемелік және тәжірибелік көмектер көрсетілді.

Жыл бойына ҚР Президенті актілерінің жобаларын дайындау және олардың орындалуын бақылауды жүзеге асыру туралы бөлімге толықтырулар енгізу бөлігіне іс жүргізу жөніндегі мекемелердің нұсқаулықтары нақтыланды. Сақтау мерзімі көрсетілген электрондық құжаттардың ведомстволық тізбелері және істер номенклатуралары келісілді. Сақтау мерзімі көрсетілген тізбеге қосымша енгізу үшін ҚР Президенті Әкімшілігінің қызметінде пайда болатын құжаттарды зерттеу жүргізілді. Толықтырылған жоба Әкімшіліктің сараптау комиссиясының қарауына жіберілді.

Оқыту іс-шаралары ретінде Конституциялық Кеңестің, ҚР Тұңғыш Президенті Музейінің, Республикалық бюджеттің орындалуын бақылу жөніндегі есеп комитетінің, ҚР Президентінің Телерадиокешені, «Нұр-Отан» ХДП мұрағаттық қызметі мен іс жүргізу қызметкерлері үшін 9 семинар өткізілді.

Бақылауды қамтамасыз ету мақсатында ҚР Президенті Іс басқармасында, «Астана» дипломатиялық корпусқа қызмет көрсету жөніндегі басқармасында, Мемлекеттік басқару академиясында, ҚР Президентінің Телерадиокешенінде, ҚР Тұңғыш Президентінің Музейінде және т. б. ұйымдарда құжаттардың мұрағаттық сақталуы мен құжаттандыру жай-күйін зерделейтін 7 кешенді тексеру және бақылау жүргізілді. Алматы қаласындағы Өңірлік қаржы орталығында оның таратылуына байланысты тексеру жүргізілмеді.

Құжаттарды пайдалану мен ғылыми жариялау бойынша шаралар қабылданды. Оқу залында пайдалану үшін зерттеушілер мен қызметкерлерге 13 мыңға жуық іс берілді. Оқу залына 340 зерттеуші келді (1 570 келу), олардың ішінде 5-і докторлық, 2-і кандидаттық және 14-і магистрлік диссертацияларын жазу үшін жұмыс істеді. Сонымен қатар Мұрағаттың құжаттарын Жапониядан, Франциядан, АҚШ-тан, Израильден келген 5 зерттеуші пайдалануы үшін тиісті жағдайлар жасалды.

Есепті мерзімде азаматтардың 144 өтінімі мен 173 мекеменің сұранысын мұрағаттың «Мұрағаттық анықтама беру» стандартына сәйкес орындау қамтамасыз етілді.

Қазақстан Республикасы Тәуелсіздігінің 20-жылдығына орайластырылған іс-шаралар жоспарына сәйкес Астана қаласында ҚР Тұңғыш Президенті Музейімен бірлесіп «Тәуелсіздік хроникасы»; ҚР Сыртқы істер министрлігімен бірлесіп «Тәуелсіздік туы астында» және «ҚР Президенті Мұрағатының жәдігерлері» атты тарихи-құжаттық көрмелер өткізілді. Көрмені 13 мыңнан астам адам көрді. Көрмелердің құрамы мен мазмұны бұқаралық ақпарат құралдарында оның ішінде электрондық ақпарат құралдарында жарияланды. Көрмеге түскен пікірлер бойынша елшілер деңгейіндегі дипломатиялық корпустың, саяси зиялылардың, жалпы көпшіліктің ерекше назарын аударды. Көрмелік іс-шараларды жүргізу барысында «Қазақстан ядролық қарусыз әлем үшін» жинағының тұсаукесері өткізілді.

Есепті мерзімде мұрағатта «Қазақстан Республикасындағы президенттік институт. Тарих және қазіргі заман», «Нұрсұлтан Назарбаев», «Тәуелсіз Қазақстан» көрмелері бойынша 9 дәріс пен экскурсия өткізілді. Орта мектептердің оқушылары үшін Ашық есік күндері өткізілді. әл-Фараби атындағы Қазақ ұлттық университетінің 46 студентіне оқу-өндірістік тәжірибе жұмыстары екі кезеңде жүргізілді.

Ғылыми айналымға жаңа құжатты дереккөзді енгізу үшін жинақтар дайындау жұмыстары жүргізілді. Семей ядролық полигоны туралы «Қазақстан ядролық қарусыз әлем үшін» құжатты жинағы басылып шықты. 2011 ж. «Россия. ХХ век. Документы» айдарымен «1929–1934 жж. КСРО-дағы ашаршылық» жинағы жарияланды. Редакциялық алқа мен құрастырушылар ұжымына ҚР Президенті Мұрағатының өкілдері енді. Мұрағаттың жанындағы шағын баспаханадан С. С. Жиенбаевтың 90-жылдығына және М: Қ. Қозыбаевтың 80-жылдығына арналған құжаттар жинағы басылып шықты. «ҚР Мемлекеттік билік органдары. 2006–2011 жж.» анықтамалығының үшінші шығарылымы және «Депортация тарихынан: Қазақстан. 1930–1935 жж. 1-том» жинағы басып шығаруға дайындалды. «Депортация тарихынан: Қазақстан. 1936–1939 жж. 2-том» жинағы бойынша құжат мәтіндерінің археографиялық өңдеу жұмысы жалғастырылуда. «Кеңестік Қазақстанның номенклатуралық мамандары (1920–1936 жж.)» электрондық өмірбаяндық анықтамалығының 1-бөлігін дайындау аяқталды.

Украинаның Қазақстан Республикасындағы елшілігі «Қазақстан–Украина: жолдар мен тоғысулар» жинағының бірқатар құрастырушыларын грамоталармен және алғысхаттармен марапаттады.

Есепті мерзімде бұқаралық ақпарат құралдарында 27 мақала жарияланды, оның ішінде 9-ы қазақ тілінде. Ақпараттық-іздестіру жүйелерін құру мен дамыту бойынша жұмыстар жүргізілді. Мұрағат құжаттарының Электрондық жүйелі каталогын құру үшін «Қазақстан Республикасының Президенті» 5-Н-қ. 1992 ж. және «Қазақстан КП ОК» 708-қ. 1954 ж. істерін каталогизациялау жүргізілді.

Мұрағаттың жұмыс тәжірибесін тарату үшін Интернеттегі мұрағаттың веб-сайтында 69 ақпараттық материал орналастырылды. Жыл бойына сайтқа 670 адам кірді.

Мұрағаттың кадрлық құрамымен жұмыс жүргізу және іс жүргізуде мемлекеттік тілдің қолданылу аясын кеңейтуге кеңінен көңіл бөлінді. ҚР Президенті Әкімшілігінің Мұрағаттың қызметін тексеру жөніндегі комиссияның ұсынысы бойынша Мұрағаттың Астана қ. басқармасының штат бірлігі бір бірлікке ұлғайтылды және мемлекеттік құпияларды қорғау жөніндегі қызметкер лауазымы енгізілді.

Жыл бойына 13 адам ҚР Президенті жанындағы Мемлекеттік басқару академиясының біліктілігін арттыру курстарын бітірді, сонымен қатар 10 әкімшілік мемлекеттік қызметші аттестациядан табысты өтті.

ҚР Тәуелсіздігінің 20-жылдығына орай 1 қызметкер ҚР Құрмет Грамотасымен, 12 — мерейтойлық медальдармен, 6 — ведомстволық марапаттау белгілерімен марапатталды.

ҚР Премьер-Министрінің 2011 ж. 8 қарашадағы № 007-949 (1. 6) тапсырмасын орындау мақсатында мұрағат ЭҚАБЖ пайдалану арқылы қағазсыз құжатайналымына көшті. Қыркүйекте ақпараттық қауіпсіздік бойынша 10 нормативтік құжат бұйрықпен бекітілді. «Ұлттық ақпараттық технологиялар» АҚ өкілімен бірлесіп ЭҚАБЖ Бірыңғай көліктік байланысының модернделген нұсқасы бойынша мұрағат қызметкерлерін оқыту жүзеге асырылды.

Мұрағаттың ісжүргізуінде өкімдік, есептік-жоспарлы және ақпараттық құжаттары мемлекеттік тілде жүргізіледі. Қазақ тілінің таратылуына ынталандыру мақсатында орыс тілді қызметкерлер арасында мұрағат және іс жүргізу терминдері жөніндегі білімін тексеру үшін байқау жүргізілді. Жеңімпаздар ақшалай сыйлықпен аталып өтілді.