no out_html20142013201220112010/general/publications
Мұрағатты қалай жабдықтау керек. Ведомстволық немесе жеке мұрағат құжаттарының ғылыми-анықтамалық аппарат жүйесі

Вячеслав Чупров,
Қазақсган Республикасы Президенті мұрағаты директорының орынбасары

Алдыңғы жарияланымда қадірменді оқырмандарға ведомстволық немесе жеке мұрағаттардағы құжаттарды қорына қарай жүйелеу тақырыбы берілген еді. Мұрағаттық сақтау бойынша жұмысты ұйымдастырудың логикалық кезектілігін жалғастыра отырып, келесідей бағытты карастырайық — мұрағат құжаттарының ғылыми-анықтамалық аппаратын құру және дамыту. Осы көп аспектілі жұмыс әдістемесіне ерекше назар аударайық.

Сонымен, мәселенің мәні неде? Кез келген мұрағат, мейлі ол мемлекеттік, ведомстволық немесе жеке болсын, ақпаратты іздестірудің әмбебап жүйесі болмай, құжаттар мен істердің жәй ғана қалыпты қоймасы болып қалады. Көптеген істердің ішінен қажетті ақпаратты стеллаждардың көптеген сөрелерінен іздестіру, көп уақытты керек ететін қиын міндет, тағы оның табылу табылмауы да екіталай. Бұл жұмыста іздестіруді орындайтын негізгі құрал Ғылыми-анықтамалық аппараттар жүйесі болып табылады (ҒААЖ). Мұрағаттың ғылыми-анықтамалық аппараты құжаттардың құрамы мен мазмұнын ашу үшін және олардың сақталып тұрған жерінен хабардар ету үшін қажет. Ол Ұлттық мұрағат қоры құжаттары мен басқа құжаттарды ведомстволық және жеке мұрағаттарда жинақтау, сақтау, есепке алу және пайдаланудың ережелерімен белгіленген бірыңғай ғылыми-әдістемелік негізде құрылған құжаттардың құрамы мен мазмұны туралы өзара байланысты мұрағаттық анықтамалар, деректер базасының кешенінен тұрады. Аталған ереже Қазақстан Республикасы Үкіметінің 2011 жылғы 22 желтоқсандағы № 1583 қаулысымен бекітілген.

Мұрағат құжаттары дереккөз ретінде талдамалы-синтетикалық өңдеуге түсетін бастапқы ақпараттан тұрады, және нәтижесінде неғұрлым сығыңқы нысанда қайта қалыптастырылады. Істердің құрамын, мазмұнын және сақтау орнын зерделей отырып мұрағатшылар акпараттық-іздестіру жүйесі түрінде қайталама акпаратты құрады. Әрбір жүйе акпаратты енгізуді, іздестіруді және пайдаланушыға беруді қамтамасыз етеді. Ұйымның ведомстволық мұрағатының іс жүргізу картотекаларының және каталогтарының әртүрлі түрлері өз бетінше жеке элемент ретінде ҒАА жүйесі құрамында пайдалану үшін мұрағатқа қабылдануы мүмкін. Оларға негізгі қызмет бойынша, жеке құрам бойынша бұйрықтарды, нақты мекемеде әрекет ететін алқалық органдардың қаулыларын тіркеу журналын жатқызуға болады. Осы журналдардың көмегімен құжаттың бар-жоғын, ақпараттың жиынтық мазмұнын, әрине сығыңқы түрде алуға болады, бірақ, бұл кезде, тікелей істердің өзін қарамаса да болады.

ҒАА жүйесі екі маңызды қызметті атқаратынын айта кету керек: құжаттарды есепке алады және құжаттың мазмұны туралы және оның сақталатын орны туралы ақпарат береді. Мысалы, қор парағы, топографиялық көрсеткіштер сияқты есеп құжаттары да ақпараттық қызметтерді атқарады, бірақ қордың атауы, сақтау бірлігінің саны, хронологиялық аясы туралы, құжаттардың орналасқан жері туралы өте аз мәлімет береді. Керісінше тарихи анықтама ұйымның — қор жасаушының тарихы туралы неғұрлым толық мәлімет пен сақтау бірліктерінің құрамы мен мазмұны туралы жалпы сипаттама береді, бірақ олар құжаттардың сақталатын орны туралы (қойма №, стелллаж №, сөре №) мәлімет бермейді. Сондықтан анықтамалықтар бір-бірін толықтырады және жалпы жеткілікті түрде толык мәліметтер береді.

Ведомстволық және жеке мұрағаттар үшін негізгі анықтамалық істер тізімдемелері болып табылады. Тізімдеме — ол есеп құжаты және сонымен қатар кұжаттың мазмұны бойынша анықтамалық. Ол сақтау бірлігінің құрамы мен мазмұны туралы баска мәліметтер тақырыптарының жүйеленген тізбесін білдіреді.

Тізімдемені құрастыру үдерісі мынандай кезеңдерден тұрады:

 — карточкаларда істерді сипаттау (әрбір сақтау бірлігі), кестеге сәйкес карточкаларды жүйелеу, оларды редакциялау, тізімдемені ресімдеу.

Істерді сипаттау мынандай міндетті сипаттамаларды анықтауды және жазбаша белгілеуді білдіреді: құрылымдық бөлімшенің аты, номенклатура бойынша істің индексі, тақырып, ақырғы уақыты, істегі парақтар саны, мұрағаттық шифр. Сипаттаудың міндеті — құжаттарды жедел іздестіру мен пайдалануды қамтамасыз ету мақсатында әрбір істің құрамы мен мазмұнына нақты дәл анықтама беру.

Істерді сипаттағанда оның мазмұнына байланысты құжаттың сипатын берудің әр түрлі тәсілдерін қолдануды көздейтін дифференциалды жол жүзеге асырылады. Мысалы, құнды ұйымдастырушылық-өкімдік құжаттарды сипаттағанда (жарғылар, ережелер, бұйрықтар, хаттамалар, штат кестелері мен т.б.) құжаттардың түпнұскалығын немесе көшірме екендігін көрсету керек. Сонымен қатар құжатты аңдатпалауды қолдану ұсынылады, ол тізімдемелердің ақпараттық деңгейін көтереді.

Тізімдемеде сондай-ақ құрылымдық бөлімшенің атын және оның істер номенклатурасы бойынша индексін көрсету керек. Егер құрылымдық бөлімшенің аты өзгерген болса, онда істердің мұкабаларында және тізімдемеде істің құжаттарында көрсетілген кезендегі құрылымдық бөлімшенің атауы көрсетіледі. Істерді мұрағатта сипаттағанда істердің іс жүргізудегі индекстері сақталады.

Тақырыптарды құрастыру мен анықтау істерді сипаттағандағы ең маңызды жұмыс болып табылады. Тақырыпты құрастырудың (анықтаудың) мынандай негізгі талаптары бар:

  • мәтін іс құжатының мағыналық мазмұнын ауқымды және дәл ашуы тиіс;
  • құжаттардың мазмұны заманауи тілмен беріледі;
  • мекеменің атауы, әкімшілік-аумақтық және географиялық аттары көрсетіледі.

Істің тақырыбында нақты емес тұжырымдарды — «әр түрлі хат алмасулар», «жалпы хат алмасу», «негізгі есептер», «анықтамалық материал» және басқалар сияқты сөздерді қолдануға рұқсат етілмейді, себебі мұндай атаумен ешкім істің мазмұнын түсіне алмайды.

Істің тақырыбының құрамына мынандай элементтер кіреді: іс құжаттарының мазмұнына жататын құжаттардың түрінің немесе түрлерінің аты; автор; корреспондент; мағына немесе мәселе, оқиға, факт; кұжат мазмұнымен байланысты жердің аты; окиға күні; кұжаттың формалды белгілері (түпнұсқалығы, толықтығының деңгейі, берілу тәсілі, құжаттың сыртқы және басқа ерекшеліктері) көрсетіледі. Құжаттар құрамының сипатына оның түр көрсетумен — іс, хат алмасу, журнал, кітап немесе құжаттар түрі – хаттамалар, бұйрықтар, есептер, баяндамалар екенін көрсетумен қол жеткізіледі.

«Іс» деген түсінік түрлері бойынша әртүрлі топтарды біріктіретін істерді сипаттағанда қолданылады және нақты мәселе бойынша мазмұнының бірлігімен және іс жүргізудегі кезегімен байланысты болады. Сонымен қатар мұндай түсінік қызметкерлердің жеке істеріне қатысты, сот немесе наразылық істерінде қолданылады.

Хат алмасудан тұратын істердің тақырыптарын құрастырғанда жиі жіберілетін қателіктер, оны толығырақ түсіндіру керектігін білдіреді. «Хат алмасу» деген түсінік мекемелермен немесе тұлғалар арасында белгілі бір мәселе аясында ақпарат алмасу нәтижесінде туындайтын сұраныстар құжаттары мен құжаттар-жауаптар кешенінде қолданылады. «Хат алмасуды» сипаттағанда істің тақырыбында құжат түрімен қатар корреспонденттер мен оның мазмұнының мәселелері көрсетіледі, ал мекеме-автордын аты келтірілмейді.

Мысалы:

Министрліктің мемлекеттік қызметшілерді аттестаттау туралы Қазақстан; Республикасының мемлекеттік қызмет жөніндегі агенттігімен хат алмасуы.

Егер хат алмасу бірдей корреспондеттермен жүргізілген болса, онда тақырыпта корреспондеттердің жалпы ортақ аты көрсетіледі.

Мысалы:
Агенттіктің Қазақстан Республикасының министрліктерімен, ведомстволарымен, қоғамдық қорларымен бала бақшаларға, жетімдер үйлеріне және интернаттарға қаржылық және гуманитарлық көмек беру туралы хат алмасуы.

Егер сақтау бірлігі бір мәселе бойынша бірнеше түрлі құжаттардан тұратын болса, бірақ олар іс жүргізу кезегі бойынша байланысты болмаса, тақырыпты құрастырғанда «құжаттар» сөзі алынады, ал тақырыптың соңында жақшада құжаттардың негізгі түрлері беріледі.

Мысалы:
Агенттіктің Табиғи монополиялар субъектілерінің мемлекеттік тізілім қалыптастыру және жүргізу бойынша құжаттары (бағдарламалар, баяндау жазбахаттар, анықтамалар, хат алмасулар).

«Құжаттар» деген сөзбен сонымен катар қандай да бір кұжаттардың жиыі тығымен берілген қосымшалар белгіленеді.

Мысалы:
Қазақстан Республикасы Сыртқы істер министрлігінің негізгі қызмет бойынша №1-45 бұйрықтары және оның құжаттары.

Бұл жағдайда құжаттардың түрлері көрсетілмейді.
Егер сақтау бірлігі бір түрлі құжаттан тұрса, тақырыпқа құжат аты көпше түрде беріледі.

Мысалы:
Қазақстан Республикасы Сыртқы істер министрлігінің алқа мәжілістерінің № 1-15 хаттамалары.

Тақырыпта құжат түрін немесе оның түрлерін жазғаннан кейін іске кіретін құжаттардың авторы (мекеме немесе тұлға) көрсетіледі. Егер құжат авто­ры, қызметінде осы істер жинақталған мекеме болса, оның жалпы түрінің аты (министрлік, агенттік, комиссия және т.б.) беріледі, не алып тасталады.

Мысалы:
Агенттіктің негізгі қызмет бойынша № 1-650 бұйрықтары.

Корреспондент істің тақырыбында мекеменің ресми аты немесе жеке тұлғаның тегі, лауазымы, атағы, кәсібі нысанында көрсетіледі.
Құжаттың мазмұнын ашатын тақырыптың негізгі бөлігі істің түрін, құжаттың авторын, корреспондентін (хат алушысын) көрсеткеннен кейін беріледі. Мазмұны құжат мәтінінде бар әрекеттің, құбылыстың, фактілердің, оқиғалардың, тұлғалардың атауларын атаумен, географиялық атауларды атаумен белгілене алады.

Мысалы:
ҚР Президентінің Әкімшілігіне жіберілген Академияның 2005 жылғы 17 қыркүйектегі мемлекеттік қызметшілердің біліктілігін көтеру жағдайы туралы анықтамасы.

Жердің, елді мекеннің, географиялық нысанның, әкімшілік-аумактық бірліктердің атаулары істің такырыбына, егер құжаттардың авторларының (хат алушылар, корреспонденттердің) тұратын жері немесе окиға орнын көрсету қажет болған жағдайда енгізіледі.

Мысалы:
Министрліктің Брюссельдегі Қазақстан Республикасының Елшілігімен қаржылық, валюталық және несиелік мәселелер бойынша хат алмасуы.

Құжатта берілген оқиға болған уақыт тақырыпқа, егер нақты күн окиғалар мен фактілер арасындағы тарихи байланысты білдірген жағдайда ғана енгізіледі және ол құжаттың нақты мазмұнын түсіну үшін де керек.

Мысалы:
Қазақстан Республикасының Президенті А. Ә. Назарбаевтың АҚШ-қа сапарын дайындау, өткізу және оның қорытындылар туралы құжаттар. 13-15 ақпан 1994 ж. (жадынама, ақпарат, хаттама, әңгімелесу тезистері, сөйлейтін сөздер).
1993 жылғы құжаттар.

Бір құжаттан тұратын істі сипаттағанда, оның тақырыбында құжаттың түрі (әр түрлілігі), авторы, уақыты, кімге жіберілгені және қысқаша мазмұны көрсетіледі.

Мысалы:
Қазақ КСР Президенті Н. Ә. Назарбаевтың 1990 жылғы 20 желтоқсандағы № 172 «Қазақ КСР мемлекеттік басқару органдарын қайта ұйымдастыру туралы» Жарлығы.

Жоспарлар мен есептерден тұратын істерді сипаттағанда Тақырыпта жоспардың жасалған жылы (кезені) немесе есептің жасалған жылы (кезеңі) көрсетіледі.

Мысалы:
2011 жылғы мұрағат жұмысының жоспары
немесе
2011 жылғы Агенттіктің негізгі қызмет бойынша есебі.

Егер іс бірнеше томдардан тұрса, барлық томдарға жалпы тақырып беріледі, ал қажет жағдайда әр томның мазмұны нақтыланады. Соңғы томда «соңғы» деген сөз жазылады.

Мысалы:
ҚР СІМ Индияның Ташкенттегі және Алматыдағы елшіліктерімен негізгі қызмет бойынша хат алмасуы.
Бұл да сондай
1-том.
Бұл да сондай
2-том. (соңғы)

Құжаттың түпнұскалығын, толыктық дәрежесін, жазылу тәсілін, істің сыртқы ерекшеліктерін сипаттау мынандай түрде жүргізіледі. Құжаттың түпнұсқалығы мен көшірмелерін сипаттау түпнұсқа мен көшірмелердің нақтылығы мен заңды күшінің бірдей еместігімен түсіндіріледі. Ресми құжаттардың түпнұсқалық белгілері: мекеменің ресми бланкісі, лауазымды тұлғаның қолының, мекеменің мөрінің бар болуы, жеке тектік құжаттар үшін — олардың автографтылығы немесе құжат авторының қойылған қолының бар болуы.
Егер істің барлық құжаттары түпнұсқа болса, онда ол тақырыптан кейін жаңа жолда жазылады. Одан кейін құжаттың тілі көрсетіледі.

Мысалы:
Қазақстан Республикасы Президентінің № 1—627 Жарлықтары.
Түпнұсқалар. Қазак және орыс тілдерінде.
1-том

Істе құнды, бірақ толығымен сақталмаған құжаттар бар болғанда, олардың толықтық деңгейі «үзінді», «бөлек парақтар», «аяқталмаған» және с.с. деп көрсетіледі.

Бірегей және аса құнды құжаттар үшін егер ол оның мазмұнын аша түсуүшін маңызды болса, құжаттың жазылу тәсілі, мысалы, көрнекті түлғаның қолтаңбасы деп және басқалай белгіленеді.

Істер мен құжаттардың сыртқы ерекшеліктеріне ерекше жазу материалы (жібек, ватман); мұкабасының және түптелуінің ерекше материалдан (былғары, ағаш, матаға кестеленген түрде және т.б.) жасалғаны; мұқабада әшекейлердің, суреттердің, мәтінде әшекейлерінің болуы; құжат тілінің қордың басқа құжаттарының тілінен айырмашылығы жатады. Бірегей және аса құнды құжаттарды сипаттау кезіндегі барлық жоғары айтылған ерекшеліктер тақырыптан кейін жаңа жолдан, ал андатпа жазылғанда —  аңдатпадан кейін қойылады.

Қордың және оның бөлігінің аты да істі сипаттаған кезде беріледі. Қор аты мекеменің толық және «жақшада» ресми түрде қабылданған қысқаша атынан, оның бағыныстылығынан, орналасқан жерінен, қызмет еткен жылдарынан тұрады. Егер мекеменің (немесе оның құрылымдық бөлігінің) аты іс жүргізу кезеңі ішінде өзгерген болса, онда мекеменің (құрылымдық бөлімшенің) соңғы аты көрсетіледі. Егер іс бір мекемеде басталып, екінші мекемеде аяқталса, іс жатқызылатын қорға соңғы мекеменің аты жазылады. Іс жататын құрылымдық бөлімшенің аты мекеме атынан кейін жазылады.

Істің құжаттарының күндері мұқабадағы такырыптан төмен орналастырылады. Істі құрайтын құжаттардың ақырғы уақыттарын анықтағанда төмендегілерді назарға алу керек:

  • істің бастапқы күні ішкі құжаттың — бұйрыктың, хаттаманың, немесе ең ерте құжаттың кіріске тіркелген күні, ал акырғысы болып  - ең кеш тіркеуге алынған құжаттың құрастырылған күні болып табылады;
  • қаулының, өкімнің, шарттардың және т.б. уақыты оларға қол қойылған күн болып табылады;
  • жарғылардың, штат кестелерінің, жоспарлардың, есептердің акырғы күндері қойылмайды;
  • егер істе косымша құжаттар істің бірінші құжатының күнінен бұрынғы күнмен белгіленсе, онда олардың күндері жаңа жолдан ескертіледі; мысалы, «.... жылдардың құжаттары бар» деп;
  • істің күнін көрсеткенде бірінші күні, онан кейін айы және жылы беріледі. Күні мен жылы араб сандарымен, ай аты — жазбаша көрсетіледі. Нақты күнін анықтау мүмкін болмағанда жобалаған жылды немесе айды квадрат жақшада қай уақытқа дейінгісі жобалап көрсетіліп беріледі: [1949 ж. бұрын емес]. Абсолютті түрде толық емес уақыт немесе оның қандай да бір элементі сұрақ белгісімен жазылады.

Мысалы:
[?] қыркүйек 1930 ж.; [?] 1954 ж.

Тізімдемеде фотоқұжаттарды сипаттау аңдатпа түрінде беріледі. Егер түсірген бетте қажетті мәліметтерді толтырып карточка жасамаса, уақыт өте келе суреттің уақытын кою киынға соғады, тіпті кейде уакытын қою мүмкін болмайды. Сондықтан мынандай ережелерді басшылыққа алу керек. Фотокұжаттың аңдатпасы құжатта берілген суреттегі оқиға, заттар, тұлғалар туралы кысқаша мәліметті береді. Аңдатпа мәтіні дәл, нақты, түсінікті және сол сияқты фотоқұжаттың мағыналық мазмұнын ақпаратты түрде, эмоциялық бағалаусыз, кіріспе және басқа артық сөздерсіз, қиын синтаксистік айналымдарсыз, «ең көрнекті», «атақты» деген және с.с. эпитеттерді қолданбастан ашуы тиіс. Егер анықталған мәліметтер аңдатпа мәтініне балама деректер негізінде енгізілсе, онда олар квадрат жақшаларға алынады.

Мысалы:
Ұлы Отан соғысы Жеңісіне 65 жыл толуына арналған митингке қатысушылар.

Құжаттардың аңдатпаларында етістіктерді қолдануға болмайды. Оларды суретте басқаша айтуға болмайтындай қандай да бір әрекет берілгенде қолдануға болады.
Мысалы:
Республикалық ұландар сарбаздары ант қабылдауда.

Басқа жағдайларда етістіктерді етістіктен шыққан зат есімдерге айналдыру керек.

Мысалы:
Қазақстан Республикасының Президенті Нұрсұлтан Әбішұлы Назарбаевтың Ресей Федерациясының Президенті Дмитрий Анатольевич Медведевпен оның Қазақстан Республикасына ресми сапары кезіндегі әңгіме.

Қоғамдық, саяси және мәдени өмірдегі окиғаларды суреттеген фотоқұжаттарды сипаттағанда оның нақты және толық атын көрсету керек.

Мысалы:
Қазақстан Республикасының Президенті Нұрсұлтан Әбішұлы Назарбаевтың «Казтелерадио» акционерлік қоғамының техникалық орталығында болған DVD-SS2 цифрлық форматтағы телерадиохабарлар жүргізудің Ұлттық спутниктік желісін пайдалануды ресми қосу рәсіміне қатысуы.

Нақты тұлғалардың қатысуымен болған оқиғаны суреттеген фотоқұжаттарға андатпа құрастырғанда назарға сурет (оқиға немесе тұлға) алынады.

Мысалы:
Алматы қалалық Халыққа қызмет көрсету орталығының ашылуы. Ортада (сөз сөйлеп тұрған) - Алматы каласының әкімі Есімов Ахметжан Смағұлұлы.

Суретте белгілі адам кескінделген болса, оның тегі, аты, әкесінің аты (толығымен, лауазымдары мен жұмыс орны, қоғамдық және қызметтік жағдайы, сол суретті түсірер сәттегі құрметті атақтары) көрсетіледі.
Портреттің аңдатпасын тегінен, атынан, әкесінің атынан бастау керек, одан кейін сол тұлғаға сипаттама беріледі. Әрі қарай нүкте арқылы бас әріппен портретке нұсқау беріледі.

Мысалы:
Мәсімов Кәрім Қажымқанұлы, Қазақстан Республикасының Премьер Министрі. Портрет.
Адамдардың саны көп топтық портреттерге аңдатпа құрастырғанда 6aрлық атақты тұлғалардың тектері көрсетіледі, не нақты тектері көрсетілмейді.

Мысалы:
Қазақстан Республикасы Тәуелсізідігі Монументінің ашылауы. Алдыңғы қатарда Қазақстан Республикасының Президенті Назарбаев Нұрсұлтан Әбішұлы, Қазақстан Республикасының Премьер-Министрі Мәсімов Кәрім Қажымканұлы, Алматы қаласының әкімі Есімов Ахметжан Смағұлұлы.

Фотоқұжатта берілген тұлғаларды атау олардың солдан оңға қарай, жоғарыдан төменге қарай отырған кезектерімен жүргізіледі. Сіздердің назарларыңызға фотоқұжат аңдатпасының үлгі нысаны ұсынылады:

  • фотоқұжаттың түрі (негатив, позитив, жеткізгіш нысаны);
  • оқиға болған уақыт;
  • оқиға болған жер;
  • мазмұны;
  • түсірім авторы;
  • аңдатпаны құрастырған тұлғаның лауазымы мен тегі, құрастырған уақыты.

Суреттерден тұратын сақтау бірліктерінің такырыптарына құжаттың түрі, суреттегі адамның тегі, аты, әкесінің аты кіреді; қор жасаушының топтық суреттеріне — «топта» деген термин қолданылады және адамдардың тектері әліпбилік тәртіпте орналастырылады, инициалы тегінен кейін қойылады.

Видеоқұжаттың тақырыбына телесюжетте берілген фильмнің немесе оқиғаның авторлық аты, өндіріс уақыты немесе түсірген уақыт кіреді. Фоноқұжаттың тақырыбына құжатта берілген оқиғаның аты, оқиға болған жер және күні, аты, жанры кіреді. Фоноқұжаттың аты болмаған жағдайда, хабардың немесе сөйленген сөздің негізгі мазмұны көрсетіледі.

Машинамен оқылатын (электронды) құжаттың тақырыбына ақпаратты беру түрі (деректер базасы, мәтіндік файл, цифрланған кескін) және оның қыскаша мазмұны, авторы немесе ақпаратты құрастырушы, құжаттың уақыты кіреді.
Жеке немесе ведомстволық, мұрағат ұйымға ерекше еңбегі сіңген, оның ішінде құрметті атақтары, мемлекеттік наградалары бар жұмыскерлердің жеке тектік құжаттарын жинаумен және сақтаумен айналысуларына болады. Жеке тектік құжаттардың істері мен сақтау бірліктерінің тақырыптарын құрастыру және оларды сақтаудың ерекшеліктері мынада: істің тақырыбын құрастырғанда, арнайы зерттеу жолымен белгіленген және ешқандай күмән тудырмайтын тегі, уақыты және басқа да деректері квадрат жақшаға алынады.

Шығармашылық құжаттар бар істің тақырыбында автордың инициалдары мен тегі, олардың аттары, жанры, түрі көрсетіледі.

Мысалы:
Р. Шамжанова. «Бауырластық ынтымактастық», «Моңғол достарымыздың мерекесі» және т.б. Халық революциясының бір жылдығы және 1955 жылғы кеңестік Қазақстанның МХР-да болған декадасына арналған Моңғолия туралы теледидар мен радиодағы мақалалар, сөйленген сөздер.

Рецензиясы бар істердің тақырыптарында рецензия авторының тегі неме­се мекеменің атауы, рецензияның тақырыбы мен жанры көрсетіледі.

Мысалы:
Г. К. Бельгер. Рецензиялар, «Антология советской немецкой литературы» кітабына пікір, альманахтар, республикада және шетелде шығарылған кеңес неміс жазушыларының шығармаларының жинағы.

Жазба кітаптар, дәптерлер мен жазбалары бар блокноттардан тұратын істердің тақырыптарында олардың жинақталған мазмұны ашылады. Мәтіннің жазылу тәсілі көрсетілмейді.

Мысалы:
З. С. Омарованың одақтық республикалардың әлеуметтік қамтамасыз ету министрліктерінің кеңестерінде, республикалық партиялық активтерде, Қазақ КСР Министрлер Кеңесінің халықты зейнетақымен қамтамасыз ету, жағдайы төмен азаматтарды әлеуметтік қорғау мәселелері бойынша мәжілістерінде жасаған жұмыс жазбалары бар жазба кітапшалары.

Енді құжаттарға аңдатпа жазуға келейік. Аңдатпа — жеке құжаттардың немесе такырыбы бойынша бар екенін анықтау мүмкін емес істің құжаттарының топтарына берілген қыскаша сипаттама. Аңдатпа өнеркәсіп пен ауыл шаруашылығының қайта құрылуының ерекшеліктері туралы, Қазақстанның жекелеген аймақтарының әлеуметтік-экономикалық жағдайы туралы маңызды мәліметтен тұратын аса құнды құжаттарға құрастырылады. Өз бетінше іздестіру көзі болатын негізгі құжаттарға қосымша құжаттарға да (карталар, жоспарлар, сызбалар, суреттер, схемалар) аңдатпа жазылады.

Аңдатпа тақырыптан кейін жаңа жолдан жазылады.

Мысалы:
Алматы облысы әкімдігінің Қарасай ауданын тексеру нәтижелері турал баяндау жазбалары, ақпараттары.
Қарасай ауданының әлеуметтік-экономикалық жағдайы туралы мәліметтер.

Фотоқұжаттарға андатпа берген кезде суретте берілген зат, оқиға, факт, адам туралы қысқаша мәліметтер беріледі. Суретте берілген адамдарды  таныстыру солдан оңға, жоғарыдан төменге қарай жасалады. Топтан бір адамды бөліп қарау керек болғанда немесе тек бірнеше адамдар туралы ғана мәлімет бар болғанда құжатта «сол жақтан екінші» немесе «топтың ортасында деп көрсетіледі.

Андатпаларда да ақпарат жеткізгіштің түрі: басқарушылық құжаттама  мен жеке тектік құжаттар үшін — қағаз, калька, мата; фоноқұжаттар үшін -жеткізгіш жасалған немесе қапталған металдың (мыс, никель және т.б.) аты, магнитті лентаның тұрпаты; видеоқұжаттар үшін — видеоүлдірдің тұрпаты; фотоқұжаттар үшін — үлдірдің форматы, түсін беру, негізінің түрі; электронды үшін — дискета, диск, лента көрсетілуі мүмкін.

Видеоқұжаттардың андатпасы едәуір маңызды оқиғалар мен жекелеген сәттерді көрсететін құжаттардың кыскаша мазмұнын береді.

Фоноқұжаттың андатпасында жеке құжаттың кысқаша мазмұны беріледі.

Әрі қарай тізімдемені құрастыру әдістемесіне көңіл бөлейік. Тізімдемелер:

  • мекеме қызмет етуін тоқтатқанда оның барлық істеріне;
  • мекеменің негізгі қызмет бойынша бір жылдық немесе бірнеше жылдық істеріне;
  • жеке құрам бойынша істерге;
  • жұмыстан босатылған жұмыскерлердің жеке істеріне;
  • ғылыми-техникалық кұжаттамаға;
  • аудиовизуалды құжаттамаға (видео, фоно, фото);
  • электронды құжаттарға;
  • біріктірілген қордың барлық істеріне немесе біріктірілген қорға кіретін әрбір мекеменің істеріне жасалады.

Тізімдемелердің барлык түрлерінің өз бетінше нөмірі болатынын естен шығармау керек. Мысалы, № 1 тізімдеме (негізгі қызмет бойынша), № 2-ЖҚ (жеке құрам бойынша) тізімдеме, № 3-ЖІ (жұмыстан босатылған жұмыскерлердің жеке істері) тізімдемесі, № 4-Ф (фонокұжаттар) тізімдемесі, № 5 ЭҚ (электронды құжаттар) тізімдемесі және оларды толтырудың тиісті нысандары. Тізімдемедегі істер саны 9999 іске жеткенде тізімдеме жабылады және тізімдемеге келесі реттік нөмір беріледі.
Тізімдемеде қор істерінің жүйелеу схемасымен сәйкес бөлімдер мен бөлімшелер боілініп алынады. Істердің такырыптары істі құрайтын құжаттардың маңыздылығы мен олардың өзара байланысының денгейі бойынша орналастырылады.

Тізімдеменің ішінде істерді орналастыру мынандай жіктеу белгілері негізінде жүргізіледі:

  • құрылымдык (құрылымдық бөлімшелерге сәйкес);
  • хронологиялық (құжаттар жататын кезендер немесе уақыттар бойынша);
  • функционалды (ұйымның қызметі немесе салалық қызметін ескере отырып);
  • атаулы (құжаттар түрлері мен олардың маңыздылығы бойынша);
  • географиялық (белгілі бір географиялық түсініктермен сәйкес);
  • корреспонденттік (хат алмасу нәтижесінде құжаттары қалыптасқан ұйымдар мен тұлғалар бойынша);
  • авторлық (құжаттың авторы болып табылатын ұйымдар немесе тұлғалардың тектері бойынша).

Қосымша табылған істердің тақырыптары тиісті тізімдемеге литерлі нөмірмен енгізіледі. Саны 10 істен артық болғанда тақырыптары өз бетінше нөмірленетін қосымша тізімдеме жасалады. Бірнеше жылдың құжаттарынан тұратын іс тізімдемеге іс жүргізуде ашылған жыл бойынша енгізіледі, келесі жылдарда оның тақырыбы көрсетіледі, ал «Ескерту» бағанында «№ істі қараңыз» деген жазба жазылады.

Істерді жүйелегенде құжаттардың хронологиялық-кұрылымдық белгісі едәуір жиі қолданылады. Осы схема бойынша жүйелегенде істер, бәрінен бұрын, құрылған уақыты бойынша (жылдар немесе кезеңдер бойынша), ал әр жылдың шегінде құрылымдық бөлімшелер бойынша топталады. Бөлімшенің ішінде істер атаулы белгісі бойынша маңыздылығына қарай қойылады. Істер тақырыптарын орналастырудың мынандай үлгі тәртібі ұсынылады:

  • Қазақстан Республикасының заңдары (конституциялық зандар; кодекстер; заңдар) және оларды орындау бойынша құжаттар;
  • Қазақстан Республикасы Президентінің актілері (жарлықтар, өкімдер, тапсырмалар) және оларды орындау бойынша құжаттар;
  • Қазақстан Республикасы Парламентінің және оның палаталарының қаулылары және оларды орындау бойынша құжаттар;
  • Қазақстан Республикасы Үкіметінің қаулылары, Қазақстан Республикасы Премьер-Министрінің өкімдері және оларды орындау бойынша құжаттар;
  • Қазақстан Республикасы Конституциялық Кеңесінің, Қазақстан Республикасы Жоғарғы Сотының қаулылары және оларды орындау бойынша құжаттар;
  • жергілікті өкілетті және атқарушы органдардың актілері (қаулылар, шешімдер, өкімдер) және оларды орындау бойынша құжаттар;
  • Қазақстан Республикасы Парламенті, жергілікті өкілетті органдар депутаттарының сұраныстары және оларға берілген жауаптар;
  • прокурорлық іс-шаралар актілері (каулылар, ұсынымдар, анықтамалар) және оларды орындау бойынша құжаттар;
  • жоғарғы тұрған органдардың басшылыққа алу үшін жіберілген құжаттары (қаулылар, бұйрықтар, хаттамалар);
  • ұйымның құрылтай құжаттары (ережелер, регламенттер, мемлекеттік тіркеу туралы куәлік, салык есебіне қою туралы куәлік);
  • ұйымның өкімдік құжаттары (қаулылар, бұйрықтар, өкімдер);
  • штат кестелері, шығындар сметалары;
  • ұйымның алқалық органдары мәжілістерінің хаттамалары, стенограммалары және оның құжаттары;
  • ұйымның өзі құрастырған ережелер, нұскаулықтар, әдістемелік нұсқаулар мен ұсыныстар;
  • жоспарлау құжаттамасы (қызметтің барлык бағыттары бойынша стратегиялык, жылдық жоспарлар);
  • есеп беру құжаттамасы (қызметтің барлық бағыттары бойынша стратегиялық, жылдық жоспарларды орындау туралы есептер);
  • жоғарғы тұрған органға жіберілген анықтамалар, ақпараттар, шолулар, қорытындылар;
  • мазмұнының бірдейлігімен және ұйым немесе құрылымдық бөлімше қызметінің нақты мәселелері бойынша іс жүргізудегі кезектілігімен байланысты, әр түрлі құжаттардан тұратын «... туралы құжаттар» деген тақырыптары бар істер;
  • азаматтардың өтініштері және оларды орындау бойынша құжаттар;
  • негізгі қызмет бойынша хат алмасу;
  • тіркеу есепке алу нысандары, тізімдер, есепке алу кітаптары, журналдар және т.б.;
  • істердің жиынтық номенклатурасы.

Өкімдік құжаттардың жобалары мен оларды дайындау бойынша басқа құжаттар, жоспарларға енгізілген өзгерістер тиісті негізгі құжаттардан кейін орналастырылады.

Тізімдеме кұрғанда «сипаттау бабы» деген түсінік болады. Ол мынандай элементтерден тұратын іс (сақтау бірлігі, есепке алу бірлігі) туралы мәліметтердің жиынтығын білдіреді:

  • реттік нөмірі;
  • іс жүргізу индексі немесе ескі инвентар нөмірі;
  • істің тақырыбы мен түпнұсқалығын көрсету, жазылу тәсілі, құжаттардың толықтық деңгейі мен істің сыртқы ерекшеліктері;
  • құжаттардың андатпасы;
  • істегі құжаттардың бастапқы және ақырғы күндері (күні, айы, жылы);
  • істегі парақтардың саны.

Қорытынды жазба тізімдемені ресімдеуді аяқтайды және тізімдемеге енгізілген істер саны туралы ақпарат береді, ал ол құжаттардың есебін жүргізуді және сақталуын бақылауды жүзеге асыруға көмек береді. Қорытынды жазба істердің нөмірленуінің барлық ерекшеліктерін тіркейді, тиісті актілер негізінде жүргізілген олардың санындағы барлық өзгерістерді көрсетеді. Қорытынды жазба әр тізімдемеде, оның барлық даналарында жазылады және ең соңғы сипаттама бабынан кейін тізімдеменің аяғ10 октября 2012/general/publications/299154/general/publicationsМұрағатты қалай жабдықтау керек. Ведомстволық немесе жеке мұрағат құжаттарының ғылыми-анықтамалық аппарат жүйесі

Мұрағатты қалай жабдықтау керек. Ведомстволық немесе жеке мұрағат құжаттарының ғылыми-анықтамалық аппарат жүйесіМұрағатты қалай жабдықтау керек. Ведомстволық немесе жеке мұрағат құжаттарының ғылыми-анықтамалық аппарат жүйесі/kz