О работе Архива Президента РК за 2011 г.

Архив Президента РК, руководствуясь стратегическим планом Администрации Президента Республики Казахстан на 2011—2015 гг., Законом РК «О Национальном архивном фонде и архивах» в отчетном году принимал меры по реализации государственной политики в области хранения, формированию и всестороннему использованию архивных документов для удовлетворения потребностей граждан, общества и государства в ретроспективной информации. В связи с 20-летием государственной независимости Республики Казахстан полностью обеспечено выполнение специального плана проведения научно-практических конференций, встреч с научной, культурной общественностью, историко-документальных выставок, публикаций, цикла лекций и открытых школьных уроков для учащихся средних школ и студентов высших учебных заведений по пропаганде достижений Казахстана на основе архивных документов.

Для коллегиального обсуждения и принятия эффективных мер решения проблемных вопросов организована работа совещательных органов архива. На заседаниях дирекции рассмотрено более 20 актуальных вопросов. В том числе, итоги выполнения Стратегического плана развития за 2009—2010 гг., ход реализации Концепции развития архива до 2030 г., повышения эффективности ЕСЭДО, о расширении делопроизводства на государственном языке. В целях выполнения контрольных функций по организации документирования и ведомственного хранения заслушаны отчеты Управления по обслуживанию дипломатического корпуса «Астана», Академии государственного управления, Телерадиокомплекса, Управления делами Президента РК, Музея Первого Президента РК. В МИД РК направлено письмо о неудовлетворительных условиях хранения в Управлении по обслуживанию дипломатического корпуса и принятии срочных мер. МИД информировал, что вопрос поставлен на контроль и директору предложено при переезде в новое здание выделить и оборудовать архивное помещение.

На заседаниях экспертно-проверочной методической комиссии рассмотрено 75 вопросов по результатам экспертизы ценности документов, описи дел, номенклатуры, перечни документов со сроками хранения электронных документов, представленные учреждениями. Научный совет архива обсудил рукописи сборников документов «Из истории депортаций. Казахстан. 1930—1935 гг.», «Казахстан за безъядерный мир», 1-ю часть электронного справочника «Номенклатурные кадры советского Казахстана» (1920—1936 гг.).

Необходимо отметить стабильное участие архивистов в освещении документальной источниковой базы по исследованию проблемных вопросов новейшей политической истории Казахстана на различных научных форумах. В рамках международного проекта Ассамблеи народа Казахстана и Министерства культуры РК «Память во имя будущего: АЛЖИР КарЛАГ», состоялась конференция в связи с открытием Музея памяти жертв политических репрессий в поселке Долинка Карагандинской области, созданного по поручению Президента Республики Казахстан Н. А. Назарбаева, на которой прозвучали выступления работников архива. Расширяются границы сотрудничества архива с научными организациями по архивным изысканиям на международных конференциях, которые состоялись в Саратове, Омске, Киеве.

В соответствии с планом мероприятий, посвященным 20-летию государственной Независимости представители архива участвовали в работе 4-го Всемирного курултая казахов, Международных научно-практических конференциях «Рост международного авторитета независимого Казахстана и вызовы глобализации», «Тюркская цивилизация и независимый Казахстан», «Ұлттық идея — отандастардың тәуелсіз Қазақстанның игілігі жолында бірігу факторы». где выступили с сообщениями. Всего архив принял участие в 14 научно-практических конференциях с 16 сообщениями, которые уже опубликованы.

С участием общественности архив провел заседания круглого стола, посвященные, 90-летию государственного и общественного деятеля Казахстана С. С. Джиенбаева, 80-летию известного ученого историка М. К. Козыбаева.

Приняты меры к расширению сотрудничества с зарубежными архивами. В Киеве заключен договор с Центральным государственным архивом общественных организаций Украины и согласован план мероприятий по его реализации.

Для дальнейшей целенаправленной работы утверждены Стратегический план архива и Перспективный план информатизации на 2011—2015 гг.

Особое внимание в работе архива было уделено обеспечению сохранности и государственному учету архивных документов. С целью создания страхового фонда проведено сканирование и микрофиширование 1589 дел (163744 кадра) ф.5-Н «Президент Республики Казахстан» за 2000—2001 гг., а также ф. 141 «Казкрайком ВКП (б)». Выполненный объем по кадрам на 4% превышает показатели 2010 г. Проведен комплекс работ по поддержанию физической целостности документов. Отреставрировано 1185 дел, 92 545 листов, восстановлено компьютерным набором 1259 лл. слабоконтрастных текстов документов. По сравнению с 2010 г. объем по подшивке дел увеличился на 14%.

В течение года архивные фонды пополнились новыми документальными комплексами. На государственное хранение принято 4,8 тыс. дел, из них: 3 967 — управленческой документации; 569 дел личного происхождения, 205 электронных документов.

Дальнейшее развитие получили автоматизированные архивные технологии. Для создания электронного архива проведено сканирование 1240 ед. хр. Ф. 5-Н «Президент Республики Казахстан» за 1993 г., а также — распознавание, корректировка, верификация и атрибутирование документов ф. 7 «Президент Казахской ССР» за 1991 г. в количестве 236 ед. хр. Регулярно пополнялись новыми сведениями 10 автоматизированных баз данных по документам архива, обеспечивших быстрый поиск необходимой информации, которые использовались как сотрудниками, так и исследователями.

Приняты меры по организации комплектования и управления документацией в учреждениях. В список источников комплектования включена по согласованию с Администрацией Президента РК Высшая партийная школа НДП «Нур Отан». В тоже время в связи с упразднением Агентства РК по регулированию деятельности регионального финансового центра г. Алматы и его Академии, Агентства по регулированию и надзору финансового рынка и финансовых организаций список источников комплектования сократился. В настоящее время насчитывается 34 учреждения и общественных объединений. В течение года осуществлен контроль над ходом выполнения планов совместных действий с учреждениями на 2011 г. по развитию документирования и мониторинг ведомственного хранения посредством автоматизированной базы данных «Источники комплектования».

Для подготовки к передаче на государственное хранение проведена экспертиза ценности и отбор 7,1 тыс. дел постоянного хранения управленческой документации Администрации Президента РК за 2003, 2004 гг., Министерства иностранных дел РК за 1999, 2001 г., Управления делами Президента РК за 2008 г.; НДП «Нур Отан» за 2007 г. и еще 8 учреждений.

Установлены контакты с представителями зарубежной казахской диаспоры. Через МИД РК была осуществлена поездка в Турцию для приема документов известного общественного деятеля Хасена Оралтая.

Для Пресс-службы Администрации Президента РК подготовлены образец описи и рекомендации по проведению описания фотодокументов, оказана практическая помощь ведомственному архиву по приему и сверке наличия документов в электронном формате за 2008—2010 гг. Оказана методическая и практическая помощь Телерадиокомплексу Президента РК по проведению экспертизы ценности 212 ед. хр. видеодокументов, составлению монтажных листов за 1996—1997 гг.

В течение года уточнены инструкции учреждений по делопроизводству в части дополнений раздела о подготовке проектов актов Президента и осуществления контроля над их исполнением, согласованы номенклатуры дел и ведомственные перечни электронных документов со сроками хранения. Проведено изучение документов, образующихся в деятельности Администрации Президента РК для дополнительного внесения их в Перечень документов, с указанием сроков хранения. Дополненный проект направлен на рассмотрение экспертной комиссии Администрации.

В качестве обучающих мероприятий проведено 9 семинаров с работниками делопроизводственных и архивных служб Конституционного совета, Управления делами Президента РК, Музея Первого Президента РК, Счетного комитета по контролю за исполнением республиканского бюджета, Телерадиокомплекса Президента РК, НДП «Нур Отан».

Для обеспечения контроля проведено 7 комплексных и контрольных обследований состояния документирования и архивного хранения документов: Управления делами Президента РК, Управления по обслуживанию дипломатического корпуса «Астана», Академии государственного управления, Телерадиокомплекса Президента РК, Музея Первого Президента РК и других организаций. В Региональном финансовом центре г. Алматы проверка не проведена по причине его упразднения.

Приняты меры по организации использования и научной публикации документов. Для использования в читальный зал исследователям и сотрудникам архива выдано около 13 тыс. дел. В читальном зале занимались 340 исследователей (1 570 посещений), из них — 5 работали над докторскими, 2 — над кандидатскими и 14 — над магистерскими диссертациями. Документы архива изучали также 5 исследователей из Японии, Франции, США, Израиля.

В течение отчетного периода обеспечено выполнение 144 запросов граждан и 173 учреждений в соответствии со стандартом архива «Выдача архивной справки».

В соответствии с планом мероприятий к 20-летию Независимости Казахстана впервые в Астане проведены историко-документальные выставки: «Хроника Независимости», совместно с Музеем Первого Президента РК; «Под стягом Независимости» совместно с Министерством иностранных дел и «Раритеты Архива Президента РК». Выставки посетило свыше 13 тыс. человек. Состав и содержание выставок освещалось в средствах массовой информации, в том числе — электронных. По отзывам выставки привлекли большое внимание дипломатического корпуса на уровне послов, политической элиты, широкой общественности. В период проведения выставочных мероприятий состоялась презентация сборника «Казахстан за безъядерный мир».

В течение отчетного периода в архиве было проведено 9 лекций и экскурсий по выставкам «Институт президентства РК. История и современность», «Нурсултан Назарбаев», «Суверенный Казахстан». Для учащихся средних школ был проведен День открытых дверей. Состоялось два потока учебно-производственной практики для 46 студентов Казахского национального университета им аль-Фараби.

Для ввода в научный оборот новых документальных источников проводилась подготовка сборников. Издан сборник документов «Казахстан за безъядерный мир» о Семипалатинском ядерном полигоне. В 2011 г. в серии «Россия. ХХ век. Документы» издан сборник «Голод в СССР. 1929–1934. В состав редакционной коллегии и составительского коллектива вошли представители Архива Президента РК. Собственными силами малой полиграфии изданы малоформатные сборники документов, посвященные 90-летию С. С. Джиенбаева и 80-летию М. К. Козыбаева. Подготовлены к изданию третий выпуск справочника «Органы государственной власти Республики Казахстан. 2006—2011 гг." и сборник «Из истории депортаций. Казахстан 1930—1935 гг. Т.1». По сборнику «Из истории депортаций. Казахстан 1936—1939 гг. Т. 2» продолжена археографическая обработка текстов документов. Завершена подготовка 1-й части электронного биографического справочника «Номенклатурные кадры советского Казахстана». (1920—1936 гг.).

Посольство Украины в Республике Казахстан наградило грамотами и благодарственными письмами составителей сборника «Казахстан — Украина: дороги и перекрёстки».

В средствах массовой информации опубликовано 27 статей, в том числе — 9 на казахском языке. Принимались меры по созданию и развитию информационно-поисковых систем. Для создания электронного систематического каталога к документам архива проведена каталогизация дел ф. 5-Н «Президент Республики Казахстан» за 1992 г. и ф. 708 «ЦК КП Казахстана» за 1954 г.
Для распространения опыта работы на веб-сайте архива в Интернете размещено 69 информационных материалов. В течение года на сайт обратилось 670 граждан.

Определенное внимание уделялось работе с кадровым составом архива и расширению сферы государственного языка в делопроизводстве. В связи с рекомендациями комиссии Администрации Президента РК по проверке деятельности архива увеличена на одну единицу штатная численность Управления Архива в г. Астане, а также введена должность работника по защите государственных секретов.

В течение года успешно прошли аттестацию 10 административных государственных служащих, а также окончили курсы повышения квалификации в Академии государственного управления при Президенте РК 13 человек.

К 20-летию Независимости Казахстана 1 сотрудник награжден Почетной Грамотой Республики Казахстан, 12 — юбилейными медалями, 6 — ведомственными наградами.

Совместно с представителем АО «Национальные информационные технологии» организовано обучение сотрудников архива по модернизированной версии Единой транспортной связи ЕСЭДО. Во исполнение поручения Премьер-Министра РК от 8 ноября 2011 г. № 007–949(1.6) архив перешел на безбумажный документооборот с использованием ЕСЭДО. В сентябре приказом утверждено 10 нормативных документов по информационной безопасности.

В делопроизводстве архива распорядительные, планово-отчетные и информационные документы ведутся на государственном языке. Для стимулирования распространения казахского языка проведен конкурс на знание архивных и делопроизводственных терминов русскоязычными сотрудниками. Победители отмечены денежными премиями.