О работе Архива Президента Республики Казахстан в 2009 г.

В соответствии со Стратегическим планом развития Архива на 2009—2011 гг., планом работы на 2009 г. проведен комплекс организационных, методических практических мероприятий по выполнению возложенных задач и функциональных обязанностей в части обеспечения сохранности, хранения, комплектования и всестороннего использования документов Национального архивного фонда, контроля над организацией документирования и работы ведомственных архивов.

На 7 заседаниях дирекции Архива рассмотрены 17 вопросов по наиболее актуальным направлениям деятельности.

Укрепилось сотрудничество с научными организациями, ВУЗами, общественными организациями. Представители Архива приняли участие на 8 научно-практических конференциях в том числе: «Вклад ученых КазНУ им. аль-Фараби в реализацию программы «Культурное наследие», «К вопросу о свободе инакомыслия в партийной прессе в 40–50 годы», «Современное состояние и перспективы развития исторической науки Казахстана и России» и других. По приглашению Центрального государственного архива РК сотрудники участвовали в работе Круглого стола по проблеме истории эвакуации в годы Великой Отечественной войны.

Развивались международные связи с архивными учреждениями зарубежных стран. В рамках договора о сотрудничестве с Центральным архивом политической документации новейшей истории Кыргызской Республики состоялся семинар «Документальная память: новейшая история. Проблемы формирования архивных фондов института президентства и политических партий». Заключены договоры о сотрудничестве с Западно-Казахстанским центром истории и археологии, Центром документации новейшей истории Оренбургской области Российской Федерации. В секретариат Евроазиатского отделения Международного совета архивов направлено сообщение на научно-практическую конференцию «Обеспечение сохранности архивных документов с помощью информационных технологий в Архиве Президента РК».

Проведены в Алматы и Астане совещания с руководящими работниками учреждений и общественных объединений по развитию архивного дела и документирования в свете современных требований. В работе совещания в Астане принял участие заведующий Общим отделом Администрации Президента РК Жакыпов М.Х. По итогам совещаний приняты резолюции.

Приняты необходимые меры по обеспечению сохранности документального фонда. Для создания страхового фонда проведено микрофотокопировапие 1523 дел (108%) ф. 5-Н «Президент РК» за 1996—1998 гг. и создано 152484 кадра микрофиш (101%). По сравнению с 2008 г. объемные показатели возросли на 28% по делам и 15.5% по кадрам (1183 дела, 131996 кадров) в связи с вводом нового микрофиширующего оборудования СОМ-система.

На государственное хранение принято 4872 дела управленческой документации региональных отделений упраздненной Национальной комиссии по ценным бумагам за 1994—2003 гг., Администрации Президента РК за 2001 г., Министерства иностранных дел РК за 1998 г., Счетного комитета по контролю за исполнением республиканского бюджета за 2004—2005 гг., документы личного происхождения Бектурганова Х.Ш, Оспанова М.Т, Сагдиева Р.Р., Сейтказиевой Х.Г, Ертысбаева Е.К., а также 479 ед. хр. электронных документов ф. 7 «Президент Казахской ССР» за 1994—1997 гг.

По состояния на 1января 2010 г. общий архивный фонд насчитывает более 820 тыс. ед. хр. Рост по сравнению с 2008 г. составил 1.14%.

Обеспечена организация использования архивных документов. В читальный зал 350 исследователям выдано 26.7 тыс. дел. Объем выдачи дел почти в 2 раза превысил уровень 2008 г. Из 66 исследователей, впервые обратившихся за документами в Архив, 11 работают над докторскими, 24- над кандидатскими диссертациями. Два исследователя прибыли из Гарвардского университета г. Бостона, штата Массачусетс (США) и Высшей школы гуманитарных наук (Париж, Франция), два из Италии и Германии.

Для создания электронного архива проведена оцифровка 362 дел бумажных документов, а также миграция в БД «Архивный фонд» 18 предисловий, 61 описи дел в электронной форме.

Для обеспечения надзорных функций за организацией документирования и ведомственного хранения архивных документов на заседаниях дирекции Архива заслушаны отчеты Агентства РК по регулированию деятельности регионального финансового центра г. Алматы. Агентства РК по регулированию и надзору финансового рынка и финансовых организаций, Национального центра по правам человека, Конституционного совета. Работники Архива приняли участие в заседаниях коллегиальных органов, совещаниях при руководстве по заслушиванию отчетов в Счетном комитете по контролю за исполнением республиканского бюджета, Академии государственного управления, Управлении делами Президента РК. Осуществлялся контроль над ходом выполнения совместных планов развития архивного дела.

Проведена экспертиза ценности и отбор на государственное хранение 6.3 тыс. дел Администрации Президента РК за 2002 г., Архива Президента РК за 2005 г., региональных отделений Национальной комиссии по ценным бумагам за 1994—2003 гг. и других организаций (157%). Выполненный объем формирования дел постоянного хранения более чем в 2.5 раза превышает уровень 2008 г. (2533 дела).

Оказана практическая помощь ведомственному архиву Администрации Президента РК по проверке наличия и правильности формирования 907 дел с указами, законами за 2002 г. Архивом была оказана помощь Телерадикомплексу Президента РК по проведению экспертизы ценности видео документов для создания страхового фонда.

В Астане и Алматы проведено 8 семинаров с работниками делопроизводственных и архивных служб, в том числе, Агентства РК по регулированию естественных монополий. Конституционного Совета, Национального центра по правам человека, Республиканской гвардии, Телерадиокомплекса Президента РК и других учреждениях (100%).

В течение отчетного периода обеспечено использование документов через читальный зал, выполнение запросов граждан и учреждений в соответствии со Стандартом «Выдача архивной справки». Исполнено 134 социально-правовых (111.6%) и 112 тематических запросов (112%). Количество запросов исполненных с положительным результатом составило 85%, что соответствует уровню 2008 г. С целью сокращения поступления непрофильных запросов и информирования архивных учреждений, органов социального обеспечения и граждан впервые Архивом подготовлен справочник о месте хранения документов по личному составу, который доведен до сведения учреждений и размещен на веб-сайте.

С целью пропаганды историко-культурного наследия экспонировались 8 выставок документов, в том числе: «Астане — 10 лет», «Президент Республики Казахстан Н.А. Назарбаев», «Архиву Президента РК — 15 лет», к 100-летию Керимбаева Д, к 65-летию освоения целинных и залежных земель. Архив принял участие в подготовке выставки, посвященной 10-летию со дня образования НДП «Нур Отан». По выставкам проведены 11 лекций и экскурсий для 227 студентов 2, 3 курсов КазНУ им. аль-Фараби, Колледжа КазНУ им. Абая, учащихся школы-гимназии № 1, школы № 56.

Сотрудники Архива выступили с лекциями перед студентами Академии труда и социальных отношений по истории движения «Алаш». В Министерство образования и науки РК направлены предложения об использовании в учебном процессе в качестве учебного пособия документальную выставку «Тернистый путь — долгий переход. 1917—1937 гг.»

В соответствии с договорами проведено 5 циклов учебно-производственной практики по архивоведению для 102 студентов 2, 3 курсов исторического факультета КазНУ им. аль-Фараби, Колледжа КазНУ им. Абая. Также проведено 3 школьных уроков.

Продолжена работа над электронной версией справочника «Руководители советского Казахстана».

По заданию Администрации Президента РК составлен перечень статей, выступлений, интервью Президента Н.А. Назарбаева за 1990- 2000 гг. (1305 документов).

Впервые подготовлены 2 сборника особо ценных документов, хранящихся в Архиве, которые получили высокую оценку, а также составлен тематический обзор документов, отражающих деятельность Президента РК за 1990—2000 гг., который был презентован на конференции в Президентском культурном центре.

В средствах массовой информации опубликовано 25 статей. Ряд научных статей работников Архива вошли в материалы научно-практических конференций.

Велась подготовка к изданию 4 сборника документов: «Из истории депортации», «Первые орденоносцы суверенного Казахстана», «Рассекреченное прошлое. Казахстан в годы Великой Отечественной войны», «Особые папки ЦК КП Казахстана», а также третьего выпуска Справочника «Органы государственной власти и управления».

Издано 4 сборника в том числе: «Казахстан — Украина: дороги и перекрестки. 1917—2008 гг.», «Чрезвычайный комиссар», «Даниял Ксримбаев. К 100-летию со дня рождения», брошюра «Политические репрессии и их последствия». С участием научной и культурной общественности, представителей средств массовой информации проведена презентация изданных сборников, даны интервью для телеканалов «Хабар», «Казахстан», «КТК».

По запросу известного российского историка Р. Медведева проведено копирование книжных и журнальных статей о Казахстане на 81 листе.

На веб-сайте в течение года были размещены 19 информационных материалов, Информационно-методические бюллетени Архива № 7.8.

Как показывает анализ, в работу Архива активно внедряются новые методы и формы, осваиваются передовые технологии. Расширяется объем и состав архивного фонда за счет электронных и фото документов. Принимаются меры популяризации архивного наследия, вводятся в научный оборот новые архивные документы по малоизученным проблемам новейшей истории Казахстана. Архив постоянно участвует в научно-практических конференциях и организует презентации своих сборников документов. Программа развития Архива на 2009 г. успешно выполнена.

Вместе с тем, в работе Архива имеются нерешенные вопросы и определенные недостатки. Из-за проблем финансирования передвигаются сроки разработки и установки автоматизированной системы газопожаротушения, обновления устаревшего парка компьютерной техники. В отдельных случаях нарушаются сроки представления описей дел и других материалов из учреждений на рассмотрение и согласование. Сравнительно мало (32%) выходит статей и научных публикаций на казахском языке.