Справочно-информационный фонд Архива Президента РК

Справочно-информационный фонд (СИФ) Архива Президента РК наряду с библиотекой входит в Информационную службу Архива и функционирует в составе Управления ин-формационно-методической работы.

СИФ АП РК представляет собой совокупность опубликованных и неопубликованных научно-методических и других документов по проблемам архивоведения, документоведения, археографии, других смежных с ними дисциплин, справочно-поискового аппарата к ним, а также справочной литературы и материалов, необходимых для деятельности Архи-ва.

Фонд включает в себя научную литературу по вопросам управления, научной организации труда, планирования, нормирования, организации научно-информационной деятельности, библиотечного и издательского дела; официальные и ведомственные издания, норматив-ные и научно-методические документы, справочную литературу, дополняющую документы Архива и необходимые для его научно-исследовательской и информационно-справочной работы; нормативные, научно-методические разработки и периодические из-дания по документоведению, архивоведению, археографии и смежным научным дисцип-линам; а также неопубликованные разработки Архива. В него также входит справочно-поисковый аппарат в виде каталогов и картотек.

Начало созданию СИФ АП РК было положено в 1994 году, когда на базе бывших Республиканского и Алма-Атинского областного партийных архивов был образован Централь-ный государственный архив новейшей истории (ЦГАНИ РК).

Основными направлениями работы СИФ Архива являются: комплектование фонда, его учет, создание справочно-поискового аппарата, а также организация использования мате-риалов фонда.

В вопросах комплектования СИФ АП РК активно взаимодействует с информационными центрами МСА, ОЦНТИ ВНИИДАД Росархива, ЦНТИДАД РК, другими центрами и регулярно заказывает в них (либо приобретает в порядке обмена) необходимые материалы.

Если в первые годы своего существования СИФ пополнялся исключительно материалами на бумажной основе (в виде отдельных изданий либо копий), то, начиная с ноября 2000 г., Архив стал получать методические материалы на электронных носителях.

Одна из отличительных черт СИФ АП РК заключается в том, что наряду с отраслевыми, общепринятыми методическими пособиями и информационными материалами, в составе фонда имеется большое количество материалов, раскрывающих специфику ведения дело-производства и работы с документами в центральных, местных и первичных организациях КПСС и ВЛКСМ. Эта литература не лежит «мертвым грузом» и активно используется в справочной работе, а также при подготовке научно-справочного аппарата к фондам Архи-ва.

СИФ целенаправленно комплектуется стандартами в области архивного дела и делопроизводства Республики Казахстан, а также международными и межгосударственными стандартами.
Начиная с 1998 г. в СИФ стали поступать рассмотренные и утвержденные на заседаниях

Экспертно-проверочной и методической комиссии тематико-экспозиционные планы наи-более крупных документальных выставок, проводимых в Архиве («История Казахстана в лицах», «Архив Президента Республики Казахстан — 5 лет», «Из истории депортаций. Казахстан. ХХ век», «Целине — 50 лет» и другие). В составе фонда находятся также ежегодно издаваемые Архивом Календари знаменательных и памятных дат (по документам Архива Президента РК).
Поскольку одной из функций Архива является оказание методической помощи источникам комплектования (фондообразователям), значительная часть которых находится в г. Астане, то на определенном этапе возникла необходимость аккумулирования имеющегося опыта работы по тем или иным направлениям архивной деятельности и его подачи в форме лекций, материалы которых были в свою очередь использованы в ходе выездных семи-наров. Так, например, были разработаны и апробированы лекции по таким сложным, но весьма актуальным проблемам как «Мировые тенденции в управлении документацией», «Организация и ведение электронного делопроизводства в учреждениях — источниках комплектования», «Электронные документы и ведомственные архивы», «Экспертиза цен-ности документов» и ряду других.

С 1997 года, когда Архив Президента РК стал членом Международного Совета Архивов (МСА) в категории «С», СИФ стал пополняться документами МСА. К нам стал регулярно поступать бюллетень МСА и другие периодические издания, подготовленные Секретариатом этой международной организации в ее штаб-квартире в Париже. В составе фонда имеются материалы 13, 14 и 15 Международных конгрессов архивов (Пекин, 1996; Севилья, 2000; Вена, 2004).
Вообще 1998 год стал ключевым в плане обогащения фонда международным опытом. И сегодня мы, наряду с традиционным и уже ставшим постоянным источником пополнения СИФ — ОЦНТИ ВНИИДАД (Россия), имеем различные методические материалы по архивной проблематике таких государств как Венгрия, Германия, Испания, Польша, США, Китай, Япония, Литва, Украина и других.
В последние годы дополнительным источником формирования фонда стал Интернет.

По состоянию на 1 января 2008 г. СИФ АП РК насчитывает 1 490 методических материалов.
Наряду с фондом первичных материалов СИФ АП РК включает в себя справочно-поисковый аппарат, который представляет собой систему каталогов и картотек. Эта сис-тема выполняет функцию накопления и выдачи информации о составе и содержании материалов СИФ, а также информации о материалах профильного для Архива характера не-зависимо от места их хранения.

Ежегодно, в инициативном порядке мы направляем на депонирование в ЦНТИДАД РК, ОЦНТИ ВНИИДАД Росархива методические разработки, другие опубликованные и не-опубликованные работы, а также изданные документальные сборники и справочники.

По мере поступления в фонд новых материалов сотрудники отдела проводят регулярное и целенаправленное информирование работников Архива в форме устных обзоров, организуют выставки, готовят для своих источников комплектования рекомендательные списки литературы по тематике проводимых в Архиве работ. Кроме того, ими осуществляется мониторинг новых изданий, методических пособий и другой литературы по архивоведению, археографии, документоведению, издаваемых в республике и архивными организациями зарубежных стран.

Ежегодно издаются два перечня нормативно-методических документов. В первый включаются все методические разработки, справочные и другие информационные издания, подготовленные сотрудниками АП РК в предыдущем году. Второй перечень охватывает весь массив нормативно-методических документов, поступивших в СИФ АП РК из сторонних организаций за прошедший год.

Фонд не является закрытым и доступен всем заинтересованным лицам.

В ближайшей перспективе планируется создать электронную базу «Справочно-информационный фонд Архива Президента РК». Введение ее в эксплуатацию позволит существенно улучшить качество информационных услуг, а также обеспечит оперативность в выполнении запросов по СИФ.

Заявки на приобретение необходимых материалов принимаются по адресу:

050021 Алматы, пр-т Достык 87-б, Архив Президента РК 
Факс: (727) 264-6821
E-mail: arcbibl@mail.ru
Справки по телефонам: (727) 264-6827, (727) 264-6816