Об утверждении Положения об Архиве Президента Республики Казахстан

Распоряжение Президента Республики Казахстан от 15 июня 1999 года № 52

В связи с принятием Закона Республики Казахстан «О Национальном архивном фонде и архивах»:

Утвердить прилагаемое Положение об Архиве Президента Республики Казахстан.
Признать утратившими силу распоряжения Президента Республики Казахстан от 12 апреля 1994 г. № 1650 (САПП Республики Казахстан, 1994 г., № 17, ст.167), от 30 ноября 1994 г. № 1965 (САПП Республики Казахстан, 1994 г. № 45, ст.483), от 22 декабря 1995 г. № 2716 «О внесении изменений и дополнений в Положение об Архиве Президента Республики Казахстан» (САПП Республики Казахстан, 1995 г., № 39, ст.500).

Президент Республики Казахстан Н. А. Назарбаев

                                                                                                            Утверждено
                                                                                                            распоряжением Президента
                                                                                                            Республики Казахстан
                                                                                                            от 15 июня 1999 г. № 52

Положение об Архиве Президента Республики Казахстан

Миссия

Комплектование, хранение и использование документов Национального архивного фонда Республики Казахстан.

1. Общие положения

1. Архив Президента Республики Казахстан (далее Архив) создается Указом Президента Республики Казахстан и является государственным учреждением, выполняющим функции республиканского государственного органа в сфере архивного обеспечения деятельности Президента Республики Казахстан и его Администрации.

Архив находится в ведении Администрации Президента Республики Казахстан.

2. Архив руководствуется в свой деятельности Конституцией и законами Республики Казахстан, актами Президента Республики Казахстан и иными нормативными правовыми актами, а также настоящим Положением.

3. В соответствии с Законом Республики Казахстан «О Национальном архивном фонде и архивах» Архив осуществляет постоянное хранение текстовых (на бумажной основе), аудиовизуальных, электронных документов, страхового фонда копий документов, связанных с деятельностью Администрации Президента Республики Казахстан, органов, создан-ных при Главе государства, отдельных центральных исполнительных органов, государственных и политических деятелей, общественных, политических объединений, архивных фондов архивных учреждений — предшественников.
Нормы настоящего Положения не распространяются на правоотношения, связанные с формированием и функционированием личного архива и личной библиотеки Президента Республики Казахстан.

4. Архив принимает на государственное хранение от учреждений — источников комплектования документы на бумажной основе в полном составе и в упорядоченном состоянии после закрытия дел, а также электронные документы (диски, дискеты, кристаллы) вместе с программным обеспечением и соответствующим электронно-вычислительным оборудованием не позже 15 лет. Аудиовизуальная документация поступает на хранение не позже 3 лет с момента записи или съемки в полном комплекте.

5. Открытый доступ к документам, в том числе содержащим государственную, служебную тайну, производится в соответствии с действующим законодательством. Документы, ограниченные для общего пользования, выдаются в особом порядке по разрешению руководителей учреждений-фондообразователей.

6. Документы и иные материалы, находящиеся в Архиве, могут передаваться в установленном порядке их фондов Архива в фонды личного архива и личной библиотеки Президента Республики Казахстан.

7. Порядок работы исследователей с документами и научно-справочным аппаратом в Архиве определяется Правилами работы в читальном зале, утверждаемыми директором архива.

8. Архив финансируется из республиканского бюджета, имеет соответствующие счета в банке, печать с изображением Государственного Герба Республики Казахстан со своим наименованием на государственном языке, а также бланки установленного образца. Архив вступает в гражданскоправовые отношения от собственного имени.

9. Структура и предельная штатная численность Архива утверждается Руководителем Администрации Президента Республики Казахстан.

10. Архив имеет юридический адрес: Республика Казахстан, г. Алматы, проспект Достык, 87 «Б».

2. Приоритеты

11. Приоритетными направлениями работы Архива являются:

комплектование и хранение документов, образуемых в процессе деятельности Администрации Президента Республики Казахстан, других государственных органов, непосредственно подчиненных и подотчетных Главе государства;
обеспечение сохранности Национального архивного фонда по новейшей истории Казахстана, хранящегося в Архиве;
предоставление ретроспективной документной информации, информационное обслуживание Администрации Президента Республики Казахстан, государственных органов, непосредственно подчиненных и подотчетных Главе государства, физических и юридических лиц.

3. Основные задачи Архива

12. Основными задачами Архива являются:

постоянное государственное хранение, обеспечение сохранности и государственный учет документов, образующихся в процессе деятельности Администрации Президента, других документов, хранящихся в Архиве; государственный контроль за архивными документами, находящимися на временном ведомственном хранении в учреждениях — источниках комплектования;
комплектование Архива документами, образующимися в процессе деятельности Администрации Президента и других государственных учреждений — фондообразователей;
разработка и развитие научно-справочного аппарата к архивным фондам;
организация всестороннего использования и научная публикация архивных документов;
участие в организации управления документацией и контроль за ее состоянием;
оказание научно-методической и практической помощи государственным и ведомственным архивам, службам документации учреждений — источников комплектования Архива;
ведение научно-исследовательской и методической работы в области архивоведения, документоведения, археографии, вспомогательных исторических дисциплин; проведение научно-теоретических конференций, участие в исследованиях по проблемам новейшей истории Казахстана, а также в разработке вопросов современной политологии;
соблюдение режима секретности в работе с документами, содержащими государственную и служебную тайну.

4. Функции Архива

13. Архив осуществляет следующие основные функции:

постоянное государственное хранение документов на различных носителях информации; обеспечение оптимальных технологий их хранения и реставрации; производство и хранение в специальном хранилище страхового фонда копий особо ценных документов;
проведение проверки наличия дел в Архиве, выявление документальных памятников истории и культуры, ведение учетной документации, паспортизация ведомственных архивов учреждений — источников комплектования;
определение перечня учреждений — источников комплектования Архива, который согласовывается с уполномоченным органом управления архивным делом Республики Казахстан и утверждается Руководителем Администрации Президента Республики Казахстан;
определение перечня видов документов, образующихся в процессе деятельности Президента, для передачи на хранение в Архив, который утверждается заведующими Канцелярией Президента и Общим отделом Администрации Президента;
утверждение результатов отбора документов, прием на постоянное государственное хранение документов учреждений — источников комплектования;
согласование номенклатур дел, инструкций по документированию и управлению документацией, перечней документов со сроками хранения учреждений — источников комплектования; проведение проверок состояния документирования и ведомственного хранения архивных документов; оказание помощи в разработке форм организационно-распорядительной документации; проведение семинаров, участие в подготовке и повышении квалификации работников ведомственных служб документации и архивов;
создание системы научно-справочного аппарата к архивным документам, информационно-поисковых систем, в том числе автоматизированных;
изучение общественных потребностей в ретроспективной документной информации, организация использования документов через читальный зал, выполнение тематических и социально-правовых запросов, издание сборников документов, проведение радио, телепередач, документальных выставок; информационно-аналитическая работа с документами Архива; рассекречивание документов в соответствии с законодательством Республики Казахстан;
ведение научных тем, разработка методических пособий по вопросам архивоведения, документоведения и археографии, проведение конференций по этим проблемам.

5. Полномочия Архива

14. Архив для осуществления своих функций имеет право в пределах своей компетенции:

владеть и пользоваться документами Национального архивного фонда, хранящимися в Архиве на правах государственной республиканской собственности в пределах, установленных законодательством Республики Казахстан;
самостоятельно разрабатывать, утверждать планы работы, целевые комплексные программы по основным направлениям деятельности;
получать от соответствующих структурных подразделений Администрации Президента Республики Казахстан, иных государственных органов и организаций необходимую информацию, а также справочные, аналитические, статистические и архивные документы, сведения о местонахождении, составе и содержании документов;
проверять состояние документирования и работу ведомственных архивов учреждений — источников комплектования, заслушивать их представителей по этим вопросам; согласовывать номенклатуры дел, инструкции по документированию, положения об экспертных комиссиях, ведомственных архивах, описи дел постоянного хранения и по личному составу, акты о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению;
осуществлять в установленном порядке сотрудничество с архивами, научными и другими учреждениями, обмениваться информацией с профильными архивами других государств;
заключать договоры с государственными юридическими лицами, физическими лицами для консультаций, выполнению работ по выявлению документов для целевого использования; оказывать платные услуги в порядке, установленном Правительством Республики Казахстан;
в необходимых случаях приобретать за плату архивные фонды, коллекции, отдельные документы, профильные Архиву, у физических и негосударственных юридических лиц;
вступать в международные архивные организации, заключать договоры о сотрудничестве с архивными учреждениями зарубежных государств.

6. Имущество Архива

15. Архив имеет на праве оперативного управления обособленное имущество. Имущество Архива формируется за счет имущества, переданного ему государством, и состоит их основных фондов и оборотных средств, стоимость которых отражается в балансе Архива, а также архивного фонда, хранящегося в Архиве.

16. Имущество и Архивный фонд являются республиканской собственностью.

7. Архив не вправе самостоятельно отчуждать или иным способом распоряжаться закрепленным за ним имуществом и Архивным фондом.

7. Организация деятельности Архива

18. Архив возглавляет директор, назначаемый на должность и освобождаемый от должности Президентом Республики Казахстан. Другие руководящие работники назначаются директоромпо согласованию с Общим отделом Администрации Президента Республики Казахстан.

9. Директор Архива выполняет следующие основные функции:

руководит деятельностью Архива, несет персональную ответственность за выполнение возложенных на Архив задач и осуществление функций;
издает приказы в пределах компетенции, утверждает штатное расписание, положение о структурных подразделениях Архива, осуществляет прием и увольнение, поощрение работников, присваивает квалификационные классы государственных служащих в соответствии с законодательством;
вносит в Администрацию Президента Республики Казахстан предложения по совершенствованию деятельности Архива;
представляет Архив и выступает от его имени в различных организациях. 20. В Архиве функционируют совещательные органы: Дирекция, Научный совет, экспертно-проверочная методическая комиссия, техническая комиссия по рассекречиванию документов, положения и персональный состав которых утверждаются директором Архива.

8. Реорганизация и ликвидация Архива

21. Реорганизация и ликвидация Архива осуществляется в соответствии с законодательством.